Privacyverklaring BVD advocaten

Wat betekent de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor u als klant bij BVD advocaten? In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van de in deze verklaring genoemde rechten op grond van de AVG of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen via telefoon: (0184) 61 89 74 of e-mail privacy@bvd-advocaten.nl. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

1. Wat betekenen alle juridische termen? Zoals verwerker en betrokkene?

Omdat er in de AVG veel juridische termen gebruikt worden, leggen we deze graag eerst uit. Dit helpt u bij het lezen van de rest van dit document.

Persoonsgegeven: elk gegeven dat informatie geeft over een natuurlijke persoon en waarmee u direct of indirect de identiteit van deze persoon kunt vaststellen. Bijvoorbeeld een naam, (mail)adres of telefoonnummer.

Betrokkene: de persoon op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, of zijn vertegenwoordiger.

Verwerken van persoonsgegevens: alles wat u met persoonsgegevens kunt doen, zoals:

  • het verzamelen, vastleggen en ordenen van gegevens;

  • het opvragen, wijzigen en raadplegen van gegevens;

  • het verstrekken van gegevens aan anderen;

  • het afschermen of vernietigen van gegevens.

Verwerker(sverantwoordelijke): de persoon of de organisatie die (voor de verantwoordelijke) persoonsgegevens verwerkt.

Verwerkersovereenkomst: een overeenkomst waarin de verantwoordelijke en de verwerker afspraken maken over de verwerking van persoonsgegevens.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we voor u? En met welke doelen doen we dat?

BVD advocaten verwerkt de hieronder genoemde persoonsgegevens uitsluitend voor de hierna te noemen doeleinden: het verlenen van juridische diensten, waaronder uitvoering van een overeenkomst en het voeren van (gerechtelijke) procedures, het innen van declaraties, advisering, bemiddeling en verwijzing, voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen en marketing- en communicatie activiteiten. De gegevens worden verwerkt op basis van de hierna genoemde gronden als bedoeld in artikel 6 van de AVG: wettelijke verplichting, uitvoering van een overeenkomst, verkregen toestemming van betrokkene(n) en gerechtvaardigd belang.

De volgende gegevens worden (indien van toepassing) verwerkt:

  • Bedrijfsnaam

  • Voornaam + achternaam

  • Adres

  • Postcode

  • Plaats

  • LandEmailadres

  • KvK-nummer

  • Btw-nummer

  • Telefoonnummer

  • Geboortedatum

  • Burgerservicenummer

  • Bankrekeningnummer

  • Inkomensgegevens

In letselschadedossiers

  • Medische informatie

  • AOV dossiers

  • Foto’s van het letsel van betrokkene

In familierechtdossiers (o.a. echtscheidingen)

  • Huwelijksdatum en -plaats

  • Gegevens kinderen (naam, geboorteplaats, geboortedatum en BSN)

3. Aan welke regels houden wij ons?

Bij het verwerken van persoonsgegevens houden wij ons aan de wet. We verwerken deze gegevens op een behoorlijke, zorgvuldige en transparante manier, zoals de wet dat voorschrijft. De persoonsgegevens zijn van u en we gebruiken deze alleen voor de doelen die we hierboven in artikel 2 hebben genoemd. Als we de gegevens ruimer willen gebruiken, vragen we u hiervoor toestemming en/of zorgen voor een wettelijke grondslag hiervoor.

4. Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

5. Wie krijgen er nog meer toegang tot de persoonsgegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derde partijen voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden. Hierbij valt te denken aan het (laten) uitvoeren van een deskundigenonderzoek of het inschakelen van een andere derde partij namens BVD advocaten, zoals een IT-leverancier, maar ook het verstrekken van uw persoonsgegevens in verband met (gerechtelijke) procedures of correspondentie met de wederpartij. Met deze derde partijen, die namens ons uw persoonsgegevens verwerken, hebben wij een verwerkersovereenkomsten gesloten. In deze verwerkersovereenkomsten zijn goede afspraken gemaakt over hoe deze organisaties met uw persoonsgegevens omgaan. Ook hebben we met hen beveiligingsmaatregelen afgesproken.

6. Wat zijn uw rechten als betrokkene?

U heeft het recht te vragen welke gegevens van u worden bewaard, hoe lang deze gegevens worden bewaard en met welk doel. Dit staat omschreven in artikel 15 in de AVG. Wanneer er onjuiste gegevens zijn opgenomen heeft u het recht deze gegevens te laten wijzigen. Ook kunt u de machtiging die u heeft gegeven tot het verwerken van uw persoonsgegevens altijd intrekken. Wanneer u verzoekt uw persoonsgegevens te laten vernietigen, zal dit niet worden gedaan gedurende de periode dat wij het dossier moeten bewaren vanwege bewijs- en aansprakelijkheidspositie. Wij hebben een gerechtvaardigd belang om het dossier te bewaren.

7. Wat gebeurt er als er een datalek is?

Een datalek is een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens verloren zijn gegaan of waarbij er mogelijk onjuiste verwerking van persoonsgegevens heeft plaatsgevonden. Hierover maken we de volgende afspraken:

a. Ontdekken wij dat er een datalek is of is geweest? En is er een aanzienlijke kans dat dit datalek nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van uw persoonsgegevens? De ‘Procedure Datalek BVD advocaten’ wordt dan direct gestart.

b. In deze procedure wordt beoordeeld:

  • wat de aard van het datalek is;

  • wat het risico is dat er wordt gelopen, hebben gelopen of hadden kunnen lopen;

Ook treffen we maatregelen om het datalek op te lossen of om de gevolgen of schade zo veel mogelijk te beperken.

c. Na onze melding beoordelen wij of het datalek gemeld wordt aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de u. Deze melding wordt binnen 72 uur na het ontdekken van het datalek gedaan. Als de Autoriteit Persoonsgegevens een onderzoek naar het datalek start, dan laten wij dit meteen aan u weten en werken we aan een onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens mee.

8. Wat doen wij om de persoonsgegevens geheim te houden?

Wij zijn verplicht om alle persoonsgegevens die we voor u verwerken, geheim te houden voor anderen. Daarbij gaat het om de gegevens die we van u ontvangen en/of die we zelf verzamelen om ze te verwerken. Hierover spreken we het volgende af:

a. Wij staan ervoor in dat al onze medewerkers zich houden aan deze geheimhoudingsplicht. Daarbij gaat het om medewerkers in de ruimste zin van het woord, dus ook stagiair(e)s en freelancers.

b. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing:

  • als u uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven om bepaalde persoonsgegevens met anderen te delen of

  • als er een wettelijke verplichting is om bepaalde persoonsgegevens aan een andere instantie of persoon, bijvoorbeeld aan het openbaar ministerie te verstrekken.

c. Als wij gebruikmaken van de diensten van een andere partij, zorgen wij er onvoorwaardelijk voor dat deze partij schriftelijk akkoord gaat met dezelfde geheimhoudingsplicht als die we met u hebben afgesproken.

9. Archivering

Na afronding wordt uw papieren dossier vernietigd en digitaal bewaard. Na 10 jaar zal het ook het digitale dossier worden vernietigd. Uw persoonsgegevens worden nog wel digitaal bewaard; dit onder andere in verband met eventuele tegenstrijdige belangen.

10. Aanpassing privacyverklaring

Wij hebben het recht de inhoud van deze privacyverklaring op ieder gewenst moment, zonder voorafgaande kennisgeving, te wijzigen. Aanpassingen van deze privacyverklaring worden op onze website gepubliceerd. Raadpleeg daarom met regelmaat onze website www.bvd-advocaten.nl.

11. Vragen en contact

Bij vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens en deze privacyverklaring, kunt u contact opnemen met mevrouw E. van den Hudding, Privacy Officer, door een e-mail te sturen naar privacy@bvd-advocaten.nl.